Artikel – Stammdaten und Verwaltung

Pflegen Sie alle Artikelstammdaten übersichtlich an einem Ort. Mit der ShopOffice Warenwirtschaft können Sie Ihre Produkte differenziert nach Channel anlegen und verwalten.

Über die intuitive Eingabemaske können Sie alle Attribute und Merkmale individuell für jeden Artikel pflegen. Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Produkte ausführlich zu beschreiben – Artikeltexte können in unbegrenzter Länge und in verschiedenen Sprachen hinterlegt werden.

Mehrwert für Sie, Service für Ihre Kunden: Erstellen Sie Stücklisten, konfigurieren Sie Artikel-Sets oder unterstützen Sie Ihre Verkäufe durch Cross-Selling, um Zubehör und ergänzende Artikel passend zu bewerben. So sorgen Sie mit einfachen Schritten für vollere Einkaufswagen und steigern die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Behalten Sie den Überblick. In der Lagerkarte können Sie alle Vorgänge eines Artikels auf einen Blick einsehen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, jedem Artikel mehrere Lieferanten hinzuzufügen und können beliebig viele Barcodes pro Artikel verwalten. So können Sie Zulieferungen, Verkäufe und alle Lagerbewegungen schnell und einfach festhalten.

Preise und Preiskalkulation

Die ShopOffice Warenwirtschaft beinhaltet ein umfangreiches Kalkulationstool. Hinterlegen Sie lieferantenbezogene Kalkulationsgrundlagen oder lassen Sie automatische Kalkulationen für unterschiedliche Online-Channel vornehmen. Kurzfristige Angebote können Sie über die Aktionsverwaltung steuern – definieren Sie hier den Aktionspreis und lassen Sie die Aktion nach dem gewünschten Zeitraum einfach automatisch ausschalten.

Generieren Sie schnell und einfach Etiketten für Ihre Warenauszeichnung. Entscheiden Sie auf Artikel-Ebene, wie viele Etiketten Sie benötigen und welche Art der Preisauszeichnung (z. B. Waren- oder Regalauszeichnung) vorgenommen werden soll. Hinterlegen Sie einmal die gewünschten Einstellungen für den Etikettendruck und lassen Sie den automatischen Druck darauf zurückgreifen.

Sie möchten verschiedene Preise für unterschiedliche Kundengruppen? Kein Problem! Pflegen Sie Kundengruppenpreise pro Artikel oder individuelle Preise pro Kunde. Sie können auch Rabatte für Artikel mit Preisbindung (z. B. für Bücher bei Bibliotheken) abhängig von der Kundengruppe pflegen.

Pflegen Sie Sonderpreise, Aktionspreise, Mindestpreise oder Staffelpreise problemlos für jedes Produkt – auf Wunsch auch individuell für jeden Online-Channel.

Stammdaten-Import

Sie erhalten fertige Artikelstammdaten von Ihren Lieferanten oder Herstellern? Sie möchten Stammdaten aus Ihrem vorhandenen Kassen-System übernehmen? Kein Problem – Das ShopOffice Warenwirtschaft-System unterstützt gängige Importformate, z. B. ADC, Busch, NTG, CSV oder Excel-Dateien. Sie können außerdem auf Stammdaten von büroring, idee & spiel, nmedia und vedes zugreifen.

Nutzen Sie externe Artikelstammdaten parallel für nicht-produktive Artikel. So können Sie Ihre Artikelliste in ShopOffice übersichtlich halten und sehen dort nur die produktiven Artikel. Alle nicht-produktiven Artikel werden in einer sekundären Artikelstamm-Datenbank automatisch gepflegt, z. B. über PBS Deutschland, büroring, nmedia, vedes oder als optionaler Import beim einlesen von Artikelstammdaten. Sie können in Ihrer Kasse, der Bestellverwaltung, dem Lagereingang oder der Artikelverwaltung Artikel aus der sekundären Datenbank in Ihren Artikelstamm in der ShopOffice Warenwirtschaft automatisch übernehmen.

Bestellungen beim Lieferanten

Nutzen Sie vielfältige Möglichkeiten, um Ihren Bestellprozess zu vereinfachen. Das Warenwirtschafts-System von ShopOffice kann selbstständig Bestellvorschläge erstellen oder abverkaufte Artikel zur Bestellung vormerken. Lassen Sie Kundenbestellungen direkt an den Lieferanten übermitteln. Sie wollen sich erst einen Überblick verschaffen? Dann nutzen Sie die Bestellbedarfs-Übersicht.

Damit es keine Verzögerungen im Bestellablauf gibt, werden alle Bestellungen durch unser System geprüft – dabei werden Mindermengenzuschläge berücksichtigt und ggf. als Warnung ausgegeben. Zudem werden Verpackungs- und Einkaufseinheiten berücksichtigt. Sie kaufen beim Lieferanten Displays ein, verkaufen aber einzeln? Die ShopOffice Warenwirtschaft berücksichtigt das beim Einkaufs-Prozess.

Artikel können in der Bestellmaske gepflegt, geändert oder neu angelegt werden, auch die Preispflege und -kalkulation ist direkt über diese Maske möglich.

Über die Einkaufs-Maske der ShopOffice Warenwirtschaft können Sie zudem auch Strecken- oder Dropshipping-Bestellungen abwickeln oder Bestellungen auf Liefertermin ausführen.

Nutzen Sie die praktischen Funktionen des ShopOffice Warenwirtschaft-Systems für Ihre Einkaufstage oder Messen. Senden Sie Bestellungen direkt an Ihre Lieferanten, laden Sie diese in den B2B-Shop oder nutzen Sie ein Clearingcenter. Für den Datenaustausch stehen viele Standardformate und individuelle Formate zur Verfügung.

Ihre Lieferanten bevorzugen individuellere Abwicklungen? Kein Problem. Mit unserem Warenwirtschaftssystem können Sie einen variablen Workflow individuell für jeden Lieferanten einrichten und anpassen.

Lassen Sie ShopOffice den Lieferstatus Ihrer Bestellungen überwachen. Ware die noch nicht geliefert wurde, kann in wenigen Schritten über das System angemahnt werden. Ebenso können Rückstände einfach verwaltet und gelöscht werden, über eine Benachrichtigungsfunktion informieren Sie Ihre Lieferanten unkompliziert.

Lagereingänge

Mit der Lagerverwaltung der ShopOffice Warenwirtschaft automatisieren Sie viele Routineaufgaben. Rückstände können zu Lagereingängen umgewandelt werden, elektronische Lieferscheine können erfasst und in der Vorlage verwendet werden, die gelieferten Waren können schnell und unkompliziert mit mobilen Geräten eingelesen werden. Die Lieferung war nicht vollständig? Unser System informiert Sie bestellgenau über etwaige Rückstände.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Einkaufkosten, lassen Sie sich den durchschnittlichen oder gewichteten Einkaufspreis, wahlweise unter Berücksichtigung von Skonti oder Frachtkosten, automatisch berechnen.

Nutzen Sie den automatischen Etikettendruck, nicht nur zur Erstauszeichnung Ihrer Artikel, sondern auch in Abhängigkeit von Veränderungen am Verkaufspreis. Sie können Ihre Preisauszeichnung mit oder ohne vorhandenen Bestand drucken lassen.

Warenzugänge lassen sich automatisch zu Bestellungen Ihrer Kunden zuordnen, Reservierungsscheine können gedruckt werden und Kunden automatisch über die Verfügbarkeit der Waren benachrichtigt werden.

Sie haben außerdem die Option, Rückstände von nicht gelieferten Artikeln zu löschen und diese als Wiedervorlage für die nächste Bestellung bei Ihrem Lieferanten zu speichern.

Lagerverwaltung

Unsere Software ist mehrlagerfähig, verwalten Sie externe Lager oder getrennte Lager für den eCommerce – ganz nach Ihren Bedürfnissen.

Die Inventur machen wir Ihnen leicht und stellen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Arbeiten Sie mit klassischen Listen, nutzen Sie mobile Geräte, wie z. B. Handscanner, zur Erfassung der Lagerbestände oder arbeiten Sie praktisch und modern mit der mobilen App.

Verfolgen Sie alle Lagerbewegungen live und direkt! Verkäufe, Reservierungen, Lieferscheine, Lagereingänge – alles was den Lagerbestand sofort beeinflusst wird in Echtzeit an allen verbundenen Arbeitsplätzen angezeigt. So werden Bestände genau geführt, korrigiert und dokumentiert.

In unserer Warenwirtschaft werden Schnittstellen unterstützt zu:

• vedes
• büroring
• Nmedia
• Idee & Spiel
• Iden
• eBuch
• LIBRI
• KNV
• Breimeier Augsburg

Marktforschungsdaten können übermittelt werden an:

• GFK
• Npdgroup
• vedes

Lieferantenverwaltung

Sehen Sie in der Artikel-Lagerkarte alle Vorgänge zu den Artikeln des Lieferanten auf einen Blick. In der ShopOffice Warenwirtschaft können Sie zu jedem Lieferanten individuelle Datensätze pflegen, hinterlegen Sie zum Beispiel Ihren persönlichen Ansprechpartner oder Einkaufsrabatte.

Nutzen Sie Vorlagen für den Datenimport oder erstellen Sie Lieferanten-individuelle Kalkulationsvorlagen für Artikel.

Kundenverwaltung

Die Artikel-Lagerkarte der ShopOffice Warenwirtschaft bietet Ihnen einen direkten Überblick zu allen Artikeln des Kunden – abgeschlossene Bestellungen, Reservierungen, offene Posten und vieles mehr. Sehen Sie auf einen Blick alles, was wichtig ist – auch kundenindividuelle Sperren oder Warnungen.

Verwalten Sie außerdem Kundenkarten, in denen Sie Stammdaten und alle wichtigen Informationen zu Ihren Kunden pflegen können, und Kundentypen – für eine schnelle Zuweisung von z. B. Rabatten oder Preistypen.

Auswertungen und Analysen

Mit der Warenwirtschaft von ShopOffice erstellen Sie übersichtliche Auswertungen und können so detailliert Einkauf, Verkauf und Lagerhaltung analysieren.

Analysieren Sie, mit welchem Lieferanten Sie den besten Ertrag haben, was Ihre umsatzstärksten und umsatzschwächsten Artikel sind, welche Kunden häufig Sonderangebote kaufen und vieles mehr. Lassen Sie sich über die Ladenhüter-Analyse einen Renner-Penner-Vergleich erstellen, hier sehen Sie z. B. auf einen Blick Artikel die seit einem gewählten Zeitpunkt weder verkauft noch eingekauft wurden, aber einen Lagerbestand haben.

Lassen Sie sich ausstehende Zahlungen anzeigen, automatisieren Sie Nachfülllisten und erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Resonanz auf Ihre Werbemittel in Zusammenhang mit Umsatz und Ertrag.

Viele Datensätze gleichzeitig bearbeiten

Nutzen Sie die Funktion der Massenbearbeitung für die Datenpflege. Fügen Sie Ihren Artikeln gleichbleibende Informationen wie z. B. Etikettenzahl, Rabatte, Hersteller oder Marke in einem Bearbeitungsschritt hinzu.

Fügen Sie Bilder schnell und einfach zu Ihren Produktdaten hinzu – über Nummern, Barcodes oder Teilen davon.

Stammdaten-Import

Lassen Sie Stammdaten gängiger Anbieter, wie z. B. nmedia, NTG oder vedes, automatisch durch das System einlesen oder importieren Sie Artikelstammdaten aus Standard-Formaten wie csv, bmecat, Busch 2, oder Excel-Dateien. ShopOffice unterstützt außerdem spezielle Formate verschiedener Lieferanten, unter anderem Iden, vedes Großhandel oder PBS Deutschland.

Aktionen, Sonderpreise und Werbemittel direkt verwalten

Nutzen Sie die Möglichkeit, B2B-Kataloge einlesen zu lassen, Preislisten in Excel zu pflegen oder die Preispflege durch das Einlesen von Verbandswerbemitteln zu steuern.

Aktionen können in wenigen Schritten erstellt, geplant, gestartet und beendet werden. Halten Sie Ihre Preisauszeichnung aktuell, Etiketten für die Sonderpreisauszeichnung und die Rückauszeichnung können Sie direkt drucken.